Tipps für die Urlaubsplanung

für die kollegiale Urlaubsplanung im Unternehmen

Wir alle freuen uns das ganze Jahr über auf unseren Jahresurlaub. Während wir von tiefblauen Ozeanen, weißen Sandstränden, bunten Märkten und kleinen Souvenirshops träumen, hoffen wir inständig darauf, dass die eigenen Urlaubswünsche im Unternehmen berücksichtigt werden und der Urlaub zu dem gewünschten Zeitpunkt stattfinden kann.

Dabei führt die Urlaubsplanung auf der Arbeit regelmäßig zu Missgunst, Unmut und Frustration unter den Mitarbeitern. Wir erklären, wie eine kollegiale Urlaubsplanung gelingt!

Wer ist in einem Unternehmen für die Urlaubsplanung zuständig?

Jeder Arbeitnehmer verfügt über einen gesetzlichen Urlaubsanspruch. Gleichzeitig muss der Arbeitgeber gewährleisten, dass der Betrieb reibungslos weiterläuft. Es können also nicht alle Kollegen eines Teams gleichzeitig Urlaub machen.

Die Urlaubsplanung in einem Unternehmen obliegt dem Arbeitgeber oder dem Vorgesetzten. Letzterer verfügt über das Direktionsrecht, um Urlaubsvertretungen zu organisieren und die Aufgaben umzuverteilen.

Ein digitaler Urlaubs- und Abwesenheitsplaner in Form eines cloudbasierten Online-Tools für Workforce-Management unterstützt Arbeitgeber und Vorgesetzte dabei, Urlaubsansprüchen gerecht zu werden und die Urlaubswünsche der Arbeitnehmer zu berücksichtigen.

Kann der Arbeitgeber verlangen, den gesamten Jahresurlaub zu verplanen?

Die Urlaubswünsche der Mitarbeiter haben in einem Unternehmen immer Vorrang. Hierbei handelt es sich jedoch ausschließlich um Anträge, die eine Genehmigung durch den Arbeitgeber erfordern.

Berücksichtigt werden in der Regel Arbeitnehmer mit Kindern und Ehepartnern, die berufsbedingt an feste Urlaubswochen im Jahr gebunden sind. Zudem dürfen die Urlaubsansprüche von Mitarbeitern die Ziele des Unternehmens nicht beeinträchtigen. Urlaube in der Hochsaison können deswegen untersagt werden.

Als Faustregel gilt: Arbeitnehmer müssen ihren Urlaub innerhalb des Kalenderjahres nutzen. Den gesamten Jahresurlaub zu verplanen, kann ein Arbeitgeber von einem Arbeitnehmer nicht verlangen. Allerdings bringt eine frühzeitige Urlaubsplanung für den Arbeitnehmer Vorteile mit sich.

Was zeichnet eine kollegiale Urlaubsplanung aus?

Um Konflikte im Büro zu vermeiden und Streitigkeiten unter Kollegen zu umgehen, sind einige wichtige Punkte von Bedeutung. Wir stellen dir fünf wertvolle Tipps vor, die eine kollegiale Urlaubsplanung ermöglichen!

Tipp 1: Stelle Regeln auf

Eine kollegiale Urlaubsplanung, die die Wünsche aller Arbeitnehmer berücksichtigt, erfordert ein transparentes Regelwerk. Diese Regeln sollten für alle einsehbar sein. Gleichwohl sind sie verständlich zu formulieren. Wird der Urlaubsanspruch nach der Hierarchie vergeben? Spielt die Betriebszugehörigkeit der Arbeitnehmer eine Rolle? Diese und ähnliche Fragen sollten im Vorfeld klar beantwortet und kommuniziert werden.

Tipp 2: Treffe Urlaubsplanungen vorausschauend und rechtzeitig

Die Urlaubsplanung gilt als emotionales Thema. So sind Mitarbeiter an Ferienzeiten oder die Urlaubsplanung des Partners gebunden. Als kollegial gilt, seine Urlaubswünsche rechtzeitig einzureichen. Überdies sollten spezielle Wünsche wie die Flitterwochen eines Kollegen besondere Berücksichtigung finden.

Tipp 3: Zeige dich kompromissbereit

Wir kennen es alle: Zu Beginn des Jahres durchforsten die Mitarbeiter eines Unternehmens ihre Kalender auf der Suche nach Brückentagen. Das Ziel ist, möglichst viele freie Tage zu erzielen. Außerdem möchten Eltern die Schulferien ihrer Kinder nutzen, um einen Familienurlaub zu machen oder Ausflüge einzuplanen.

Eine kollegiale Urlaubsplanung zeichnet sich dabei nicht durch eine Ellenbogenmentalität aus. Ein Team profitiert stattdessen davon, dass die Mitarbeiter sich rücksichtsvoll und zuvorkommend verhalten. So sollten Urlaube nicht in besonders arbeitsintensiven Zeiten stattfinden. Weiterhin gilt es, fair zu handeln und Kompromisse zu schließen.

Tipp 4: Teile die Urlaubsliste und treffe Entscheidungen im Team

Viele Unternehmen nehmen Urlaubsanträge im Stillen entgegen. So erfahren Mitarbeiter erst im Personaleinsatzplan oder durch Gespräche mit Kollegen von deren Urlaubsplanungen. Ratsam ist es, die Urlaubsliste mit all den genehmigten Urlaubsanträgen öffentlich auszuhängen.

Noch einfacher gestaltet sich die Nutzung eines digitalen Urlaubsplans, der es allen Mitarbeitern oder Teams ermöglicht, Einsicht in die Urlaubsplanungen der Kollegen zu erhalten. Weiterhin kann die Urlaubsabsprache der Teams auch digital über eine Software oder eine App erfolgen. Somit können Kollegen selbst auf Überschneidungen reagieren und Kompromisse finden.

Tipp 5: Kompromisslose Mitarbeiter erfordern Hilfe von außen

Trotz Vorkehrungen kann die Urlaubsplanung unter Mitarbeitern zu Streitigkeiten in der Arbeitswelt führen. Möchten zwei Kollegen aus diversen Gründen keine Kompromisse schließen und lässt sich innerhalb des eigenen Teams keine zeitnahe Lösung finden, kann sich die Bestimmung eines neutralen Mediators lohnen. Diese Person, etwa eine Führungskraft, trifft die Entscheidung objektiv und bietet Lösungsvorschläge an.

Fazit

Die Urlaubsplanung führt in der Regel zu Frustration und Missgunst. Die Mitarbeiterzufriedenheit kann jedoch gesteigert werden, indem die Regeln klar kommuniziert werden, die Mitarbeiter ihre Urlaubsanträge rechtzeitig stellen und kompromissbereit agieren. Ein öffentlicher Aushang der Urlaubsplanung oder ein digitales Tool wie eine App bieten allen Mitarbeitern die Chance, auf Überschneidungen zu reagieren. Kommt es doch zum Streit, löst ein objektiver Mediator die Situation und findet einen Kompromiss.